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改变办公室的空间设计,打造更具包容性的工作场所

典型的办公室该如何改变布局,才能激发员工的社群意识,促进团队互动和协作?几位国际室内设计师,告诉你该如何改变办公室的设计,才能创造更具包容性的工作场所。

1960 年代,办公室开始启用隔间布局,让员工能为专属的工作空间赋予个性化色彩。然而,隔间布局一直被视为员工们互动的阻碍。

在现今时代,科技的进步将所有重复性工作自动化,员工也因此有时间专注于高效和有创意的任务,进而成为企业最宝贵的资产。许多企业也逐渐意识到,办公室必须能满足员工的需求,才能提高员工满意度。

南加州大学的管理与组织系助理教授Eric Anicich表示:“许多公司领导者为了满足员工喜好、吸引顶尖人才加入公司,正在思考如何更好地重新规划和利用实体办公空间以及数字基础设施。”

新冠疫情推动了弹性灵活的工作安排,办公室的功能也有所转变——更强调于促进员工之间的联系、互动和协作。这些居家办公所无法赋予的体验,都是企业在创建更具包容性工作场所时至关重要的因素。

在设计办公室时将这些因素纳入考量,虽然会让设计难度增加,但对企业而言仍非常值得。

“员工们在具备包容性的工作环境中,会更愿意分享各自的观点和想法,从而激发创造力,做出更好的决策。” Anicich如此解说。

 

重塑开放式办公室

具有企业包容性的工作场,常被定义为一个员工能全情参与、并取得良好发展的工作场所。

为了促进企业包容性,许多企业领导者常选择开放式办公室设计为策略,通过办公桌、公共区域和入口的布局,来鼓励员工之间更多的互动。

但根据一项在2018年与《财富》世界500强企业进行的调查发现,当公司从传统的封闭式办公室转型为开放式办公室后,有72%的员工反而花更少的时间与同事互动。

美国HMC建筑事务所的室内主创设计师Sergio Lechuga解释:“我们了解到,开放式办公室较嘈杂,让员工容易分心,为了能不受干扰反而更减少交流。我们设计师和客户都需要重新思考,如何提供更具灵活性的空间以及更多的选项,才能在促进员工的交流和协作之余,也能提供具备隐秘性和适合专注办公的区域。”

 

办公室的未来趋势

在考虑办公场所的包容性时,最重要的一点,是必须规划出能满足员工个人需求的空间,让员工了解到公司关注的不仅是他们的业绩,也重视他们的个人需求和身心健康。

Lechuga表示:“如果公司能提供‘非工作’相关的空间,例如冥想室、祷告室、哺乳室、无性别洗手间、附有健身设备的健身房或瑜伽室,甚至是小型户外花园,都会让员工感受到公司的关切,从而提振员工士气,并转化为公司的盈利增长。”

获奖丹麦建筑事务所AART Architects的Anette Bjerring Gammelgård则认为,年轻员工更倾向于工作上能灵活安排时间,因此在工作场所提供共享设施,尤其吸引年轻一代。Anette也相信未来的工作场所,将更类似于一个社区,员工能随时使用所需的设施,助力他们更好地完成工作。

同样的,美国Eppstein Uhen建筑事务所的高级室内设计师Jennifer Herr,也鼓励企业选择混合型的办公环境,以迎合各种工作和非工作相关的活动需求。

“无论你担纲哪个职位,你在一天当中应该会需要两个小时的时间来专注地处理事务,或是到其他空间如会议室与他人开会。除此之外,非工作相关的社交也很重要,例如你到休息室喝杯咖啡,会和在那里遇到的同事闲聊,这都能帮助员工们建立彼此之间的信任。”

 

为不在计划中的情境而设计

远程办公需要事先安排,才能通过视讯会议协作,反观员工们在办公室工作,最大的优势是能随时当面交流。

设计事务所Ippolito Fleitz Group的董事总经理Peter Ippolito认为,优良的办公室设计,需要同时考虑到有计划的活动以及未经计划的情境。实际上,更应该为后者考量。“就像你和某位同事在走廊上偶遇,聊着聊着,就冒出了新的想法。”

为此,公司可以设计出更多的休息区、餐厅或是交界处,来增加员工们接触的机会。最重要的,是这些设计应该体现出企业文化。

Lechuga建议:“将办公室内的障碍物减少,比如把个别部门隔开的墙壁敲除、去掉私人办公室,增加协作区域或休息室,以便促进员工之间的沟通和协作。”

 

 

文:Marlena Batchelor

图:Getty Images   

原文“Inclusion By Design”发布于 The CEO Magazine – Asia Edition 2022年3月号

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